ビジネスホンの増設工事－注意点と費用を削減する方法

ビジネスホンを増やすときは電話機だけを用意すればいいの？

社員が増える場合には、オフィスで使うビジネスホン電話機も増やしたい！という時があります。ビジネスホンを増やす際には、さまざまな注意点と費用がかかるポイントがあります。

よくある勘違いの１つに「電話機さえ用意すれば増設はできる」があります。実は、ビジネスホン電話機の増設時は、電話機を用意するだけでは利用することができません。

今回は、初心者の方にも分かりやすく、ビジネスホンの増設をする際の注意点や費用を削減する方法をお伝えします。

ビジネスホンを増やす際にかかる費用を削減する方法

通常は、費用がかかるビジネスホンの増設でも、費用を全くかけない、もしくは費用を削減できる場合があります。まずはその方法から見てゆきましょう。

①過去に配線したビジネスホン電話機用の配線が残っている

過去に、オフィスで利用していたものの、事情により電話機を取り外したことがある。という経緯があれば、それはチャンスです。

１度配線したビジネスホン電話機用の配線は、残っていれば再度使うことも可能です。この場合は、その線にビジネスホン電話機を挿すだけで使い始めることができます。これは、増設というよりも復活に近いですね。

過去に、ビジネスホン電話機を減らした経験がある場合は、使っていない配線があるかを、一度探してみてもよいかもしれません。

②過去に使用していた電話機がある、もしくは、他の拠点で余っている電話機がある

以前購入した後に使わなくなった電話機が、倉庫にないかを探してみるとよいでしょう。また、拠点が複数ある会社で、同じメーカーのビジネスホンを使っている場合は、余っている電話機があるかもしれません。

もし、使うことができる電話機がある場合は、新たにビジネスホン電話機を購入する必要はありません。一度、捜索を検討してみるのもよいかもしれません。

ビジネスホン電話機用の線や電話機を流用する場合の注意点

①や②の方法にて、電話配線や電話機を流用する場合は、以下のことに注意しましょう。もし、うまくいかない場合は、残念ながら流用することはできません。費用がかかりますが工事を依頼することを考えましょう。

• １　まずは挿して使ってみましょう。電話線であれば切断している場合、電話機であれば故障している可能性もあります。

• ２　以前と同じ電話機を使いましょう。型番が違う電話機の場合は、使えない場合があります。これも挿してみればわかります。

• ３　以前の設定が入っていて、今後使う予定の使い方ができない場合は工事をしましょう。これも挿してみればわかります。

ビジネスホン電話機を増設する場合に必要な３つ

既存の電話線や電話機がない場合は、新たな配線やビジネスホン電話機の用意が必要となります。基本的には、次の3つがあればビジネスホン電話機の増設をすることは可能ですので、揃えましょう。

1. ビジネスホン電話機
2. 主装置内の空き容量
3. 主装置からビジネスホン電話機までの配線とデータ設定

それでは、それぞれの詳細を見てゆきましょう。

ビジネスホン電話機は他の電話機と同じものを用意しよう

ビジネスホン電話機を増設する際には、よく確認しないと誤った型番の電話機を購入してしまう場合があります。現在のシステムで利用できない電話機の場合には、改めて購入するなど余分な費用がかかってしまう場合があります。

ビジネスホン電話機を用意する場合には次の点に注意しましょう。

1. メーカーを揃える
   • 今のビジネスホンと同じメーカーのものを用意しましょう
   • 違うメーカーのものは、原則利用できません。例外的に、「日立とナカヨ」は共通で利用できる場合があります
2. 型番を揃える
   • 同じビジネスホンメーカーでも、時代によってシリーズが変わります
   • シリーズが変わると、接続できる電話機の型番も変わるため、できれば全く同じ型番の電話機を購入しましょう
3. 利用する配線システムが同じ
   • 利用する配線システムが変わると接続できない場合があります
   • ビジネスホンにはスター配線・バス配線・LAN配線の３タイプがあります。LAN配線は差込口の形がそもそも違いますので、見分けはつきやすいでしょう。

できる限り、今使っている電話機と同じ型番を選択しましょう。また、まれに、停電用電話機などシステムに1台だけでよい特殊な電話機もあります。今使っている電話機は2台以上確認し、最も台数が多いものを選びましょう。

迷うときはビジネスホン増設工事店に確認しよう

どのビジネスホン電話機を用意すればよいかが分からない、今使っている電話機の型番はわかるがこれを用意すればよいかどうかが不安だ、という場合は、配線をするビジネスホン工事店に合わせて用意してもらうとよいでしょう。

また、ビジネスホンには、新品と中古があります。新品を用意するのが最も安全ですが、費用が高くつきます。また、増設には、他の電話機との耐用年数のずれが生じる、という問題があります。新規導入から3年後に新品電話機を増設すると3年間のずれが生じることになるためです。

この問題を解消するため、最近では中古ビジネスホンを活用することも増えてきました。ビジネスホン工事店に「中古ビジネスホンで用意してほしい」と依頼することで、コスト削減も可能です。

ビジネスホン主装置内の空き容量を確認しよう

ビジネスホン主装置は、以下の２つのポイントで接続できる台数に限度があります。その台数を超えては、電話機を接続できません。

ビジネスホン主装置の最大電話機接続可能数

これはビジネスホン主装置に、電話機増設ユニットを最大数搭載した場合に接続できる容量です

電話機増設ユニットの最大電話機接続可能数

これは1枚のユニットで接続できる電話機の最大数です

まずは、今お使いのビジネスホン主装置内にある電話機増設ユニットの空きがあるかどうかを確認しましょう。空きがあれば、ビジネスホン電話機を増設することができます。

もし、電話機増設ユニットに空きがない場合は、ビジネスホン電話機と共に、ビジネスホン電話機増設ユニットも用意するとよいでしょう。主装置によっては、電話機増設ユニットを増やせない場合もありますので注意しましょう。

現在空き容量があるかどうかは、ご自身でお調べいただくことは難しいため、ビジネスホン工事店に利用状況をお伝えいただければ調べることができます。

増設に必要な配線作業とデータ設定は工事店に依頼しよう

ビジネスホン主装置からビジネスホン電話機までの配線作業及びデータ設定は、専門のビジネスホン工事店で工事する必要があります。一般の方では工事できませんので、ビジネスホン工事店にお見積を依頼ください。

工事店へビジネスホン増設工事を見積依頼した場合の流れ

ビジネスホン工事店へビジネスホン増設工事を見積依頼し、工事実施まで依頼した場合は、もっともかんたんに手続きを進めることができます。以下のような流れになります。

1. ビジネスホン工事店を検索する
2. 増設したい工事内容と現状のビジネスホン構成、工事希望日時を伝える
3. ビジネスホン工事店より、工事可能かどうか・ビジネスホン機器と工事の金額見積・工事可能日時の連絡が来る
4. 発注する
5. 工事日当日、機器を設置し、配線及びデータ設定が行われる。

電話が止まる時間、及び、工事にかかる時間は以下の目安です。

• 電話機１台の増設
  • 電話は「止まらない」　作業時間は「３０分程度」
• 電話機３台の増設
  • 電話は「止まらない」　作業時間は「６０分程度」
• 電話機１台の増設と電話機増設ユニットの設置
  • 電話が止まるのは「１０分程度」　作業時間は「３０分程度」

ビジネスホン増設工事に関するまとめ

ビジネスホン増設工事は、すでにある配線や電話機を流用できるのであれば費用はかかりません。しかし、かんたんなようでもビジネスホンの仕様などに合わない電話機の用意や空き容量の確認を怠ると、ビジネスホン増設に失敗してしまう可能性もあります。

最近では、訪問なしでWEBでかんたんに見積できるビジネスホン増設の工事業者もあります。気軽に相談できますので、１度問合せされてみるとよいでしょう。