オフィスの電話工事業者選びで失敗しないために！おすすめしたい選び方３

オフィスでの電話工事は「新設・増設・移設」の３つで必要

オフィスでの電話工事を必要とするタイミングは２つ

普段のオフィスでは電話工事する必要は全くありません。ただ、まれにオフィスでの電話工事を必要とするタイミングがあります。それは、次の２つに絡む場面です。

• 場所が動くとき
• 人が動くとき

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電話工事には3つの種類がある

場所が動くときには「新設・移設」が必要となります。また、事業好調で増員する時などは「増設」が必要となります。また、電話工事は、電話に関する工事の総称ですが、具体的には次の３つのいずれか、もしくはすべてを同時に行う工事を指します。

• 電話回線とインターネット回線に関する工事
• ビジネスホン電話機の購入と設置
• ビジネスホン電話機の配線工事

オフィスを新設するときは、上記全てを行います。レイアウト変更で移設するときは、ビジネスホン電話機の配線工事だけを行います。どのような場合に何が必要かはケースバイケースといえます。

電話工事は電話回線とインターネット回線の準備から始めよう

電話回線とインターネット回線はNTTに依頼しよう

電話回線とインターネット回線をどうするかは、電話工事業者選びとは直接的に関係しませんが、電話工事に欠かせない重要な内容になります。

電話サービスは、KDDIやソフトバンクといった電話サービス会社もありますが、一般的にはNTT東日本・NTT西日本のどちらかへ依頼して手配をすることになります。

最近では、旧来の電話サービスは縮小し、インターネット回線を経由した新しい電話サービスの利用へと移行しつつあります。そのため、電話であってもインターネット回線の手配が必要不可欠になっています。

電話サービスは3種類ありますが原則「NTTのひかり電話」を選ぼう

電話サービスには、次の3種類あります。ただ、アナログ・デジタル（ISDN）電話は、一部機能が2024年1月に終了するなど、段階的に利用廃止しつつあります。基本的には、インターネットを利用した電話サービスである「ひかり電話/ひかり電話オフィスタイプ/ひかり電話オフィスエース」のいずれかより選択しましょう。

• アナログ電話
• デジタル（ISDN）電話
• インターネット電話（ひかり電話/ひかり電話オフィスタイプ/ひかり電話オフィスエース）

NTTのひかり電話オフィスタイプとオフィスエースの違いに関しては、以前ご紹介した以下の記事が分かりやすいです。

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電話サービスの内容を決めたら一休みしよう

どの電話サービスをどのようにNTTへ頼むのかを決めた後は、すぐにNTTへ依頼するのはちょっとお休みしましょう。次のレイアウト作成で内容が変わったり、電話工事業者がNTT手配を代行してくれるような場合があります。

https://haisen.protta.jp/blog/archives/227

新しいレイアウトをもとにビジネスホンの設置場所を決めよう

レイアウト図を用意しよう

電話工事を行うためには、ビジネスホンの主装置や電話機等をオフィスのどこに設置するかを決める必要があります。そのためには、オフィスレイアウト図があると便利です。まずは、新しいオフィスを採寸するか、現在のオフィスで以前作ったレイアウト図を探し出しましょう。

レイアウト図にビジネスホン主装置と電話機の場所を書き込もう

レイアウト図が用意できたら、ビジネスホン主装置と電話機の場所を書き込みましょう。これは、電話工事業者に手渡すものなので、他の分野に関することは記入せず、電話に関することだけを書きましょう。さらに、以下のようなポイントに基づいて考えるとよいでしょう。

• 電話機は1人1台か？机に1台か？共用するのか？
• 会議室や受付など、共用スペースに電話は置くのか？
• FAXやルーターなど、電話に関するものはどこに置くのか？

電話工事業者に見積をしてもらう

電話工事の費用は電話工事業者により大きな差が出る

ビジネスホンを設置するための電話工事の費用を算出するための方法は、業界で統一されておらず電話工事業者ごとに算出の根拠は様々です。

準備したレイアウト図を渡し、予定している電話回線の内容を伝えることで、その電話工事業者が引き受けることのできる工事金額が算出されるため、面倒でも１社ずつ見積を取る必要があります。

電話工事の見積を見るポイントは２つ

電話工事業者より提示された見積は書式がバラバラですが、次のポイントを抑えることで見やすくなります。

1. 数量で変わる、変動的な工事項目
   • 例）電話機設置費・FAX設置費・工事人工費
   • 電話機の台数や工事日数・人数などは数量×単価で計算されることが多いです
   • 業者ごとにこの数量が変わっている場合は、確認したほうが良いでしょう
2. 数量で変わらない、固定的な工事項目
   • 例）派遣費・基本費・休日/深夜作業費・諸経費
   • 車両等の交通運搬費・時間や曜日などの特別条件は、数量で変動しないことが多いです
   • 提示したどの条件が、どの工事費用に関わるのかを確認したほうが良いでしょう

オフィスの電話工事業者を選ぶおすすめの方法３つ

これまで、電話工事業者より見積を適正にとるための方法をご紹介してきましたが、実際に、多数の電話工事業者より質の良い見積を取るためには、どのようにすればよいでしょうか？

ここでは、オフィスの電話工事業者を選ぶおすすめの方法３つご紹介します。いずれも、現実的な方法として現場で用いられている方法ですが、とても簡単に取り組むことができます。もしよろしければ、参考に活用してください。

オフィスの電話工事業者を選ぶおすすめの方法①：話を聞いてくれる業者を選ぶ

電話工事を行う上で重要なことは、工事後に、発注者がイメージした通りに電話サービスと電話設備を使えるようになっていることです。ただし、この単純なことがうまく結果にならないことがあります。それは次の理由からです。

• 発注者がイメージをうまく伝えられない
• 電話工事業者が思い込みで工事をしてしまう

この失敗を防ぐためには「適切なヒアリング」がとても重要です。発注者の説明を鵜呑みせず、細かいところもきっちりヒアリングしてくれる姿勢を持つ電話工事業者を選ぶとよいでしょう。

逆に、発注者の説明をあまり聞かない、聞く姿勢に疑問を感じてしまう、ほとんど質問をしてこないというような電話工事業者は有能なのかもしれませんが、発注者のイメージ通りの工事ができるかどうかはまた違うため、注意が必要です。

オフィスの電話工事業者を選ぶおすすめの方法②：見積を取る

電話工事業者を選ぶ際には、この見積を取るということを、単に金額を知る、ということだけではなく、その電話工事業者のさまざまな姿勢を知るために役立てるとよいでしょう。例えば以下のようなことを知ることができます。

• 見積を依頼してから、見積書が出るまでの日数
  • 要望やトラブルにスピーディに動いてくれる会社かどうかが分かります
• 万が一の工事保証がついているかどうか
  • アフターフォローがあるかどうかで、仕事に取り組む姿勢が分かります
  • 工事には小さなミスがあるかもしれません。工事保証があることで安心ができます
• 見積担当と工事担当がしっかり分かれているか
  • 工事担当が見積担当を兼ねる場合、工事担当としてのトラブルを隠す可能性があります
  • 工事担当以外の窓口がある方が、工事後のトラブルなどがスムーズに解決しやすくなります

この他にも、見積項目について質問をしてその対応を見るという方法もあるでしょう。電話工事業者は、工事業界の一部のため、一般的なサービス対応とは少し違った考え方もあるようです。どうしてもなじまない考え方の工事業者へ発注してしまうことがないよう、見積を金額を知るためだけに終わらせずに活用してゆきましょう。

工事業者を選ぶおすすめの方法③：WEBを活用する

これまでIT化が遅れていた工事業界も、最近になりさまざまな新たな波が押し寄せています。その結果、WEBでかんたんに見積を取ることができ、発注者の利便性が向上するサービスや、閉鎖的な業界に競争原理が持ち込まれることで、価格の下落が進んでいます。

最近では、WEBを検索することで多くの電話工事業者が見つかるようになりました。ただ、WEB専業ではない、一般的な電話工事業者のサイトへあたることも多く、どの電話工事業者が良いのか迷うこともあると思います。WEBで電話工事業者から見積を取る場合は、下記のポイントを確認しましょう。

• WEB専業か？
• 全国多数の業者から優良業者を選定できるシステムと規模感があるのか？
• 価格を明記しているか？

電話工事業者の間違った選び方/注意点３つ

これまで、電話工事業者の正しい選び方を中心にお伝えしましたが、逆に間違った選び方というものも存在します。それ以外にも、見積や工事時に注意すべきポイントもありますので、そのような点を３つご紹介します。

電話工事業者の間違った選び方/注意点①：安さだけで決めてしまう

WEBやIT化による競争で価格が下がったとはいえ、特別な専門職である電話工事業はある程度の費用が掛かるものです。そのため、明らかに適正水準よりも安すぎる電話工事業者には注意したほうが良いでしょう。もちろん、しっかした業者がタダ値下げをしている可能性もありますが、必要な何かを削っている、技術力の低い工事人を使っている場合、トラブルに発展する可能性もあります。

工事業者を価格で決める上での理想は「中ぐらいの価格で、よい対応、しっかりした保証」です。

電話工事業者の間違った選び方/注意点②：情報を「出さない・小出しにする・変更する」

こちらは、発注者の対応としては避けるべきもので、電話工事に支障が生じたり、せっかく決まった見積価格が変更になったりする可能性があります。

「情報を出さない」とは、電話工事の見積や工事実施に必要な情報を提示しないことを指します。情報保護の観点から、さまざまな情報を規制することは当然ですが、工事に必要な情報は社内の承認を得て、積極的に提示すべきでしょう。

「情報を小出しにする」とは、工事見積に必要な情報をまとめて提示せず、少しずつ提示することを言います。せっかく決まった見積内容を作り直すことになったり、工事内容に見落としが発生することで、工事に支障が出る可能性があります。

「情報を変更する」とは、決まった内容をころころ変更することをいいます。変更になること自体は仕方ないのですが、その頻度が多いのは工事ミスを誘発する原因となります。一番良くないのは、工事日当日に事前の情報と違う指示を行うことです。工事準備と異なる内容変更の場合は当日の工事ができなくなることもある、非常に危険な内容です。

電話工事業者の間違った選び方/注意点③：頻繁に電話工事業者を変える

電話工事は、まず情報取得から始めます。その情報には、以下のようなものがあります。

• ビジネスホンの構成・設定内容
• 配線ルート
• 電話/インターネット環境
• レイアウト

この情報の取得には時間がかかり、簡単ではありません。情報不足により、工事費用の増額や工事ミスの原因にもなります。

相性の問題や、トラブル発生により、電話工事業者が変わってしまうことは仕方ありませんが、出来る限り、同じ電話工事業者へ依頼できるように努力することも必要かもしれません。

オフィスの電話工事業者をしっかり選べば必ずいいことがある

オフィスで電話工事をしなければいけない状況は、会社にとっても変革の時期です。準備や気を付けなければいけないポイントが様々あり、電話工事業者選びも簡単ではありませんが、成功することで会社もまた一歩成長を遂げ、必ず良い状況になってゆくでしょう。

また、社内の電話工事担当者は本当に大変な仕事です。最近では、WEBベースの電話工事業者で、社内の電話工事担当者と二人三脚で電話工事を進めるなど、相談できる電話工事手配の会社もあります。活用してみてはいかがでしょうか。