オフィス・店舗移転は「電気」と「通信」この２つの配線工事が重要
旧オフィス・店舗から新オフィス・店舗への移転や引っ越しは、さまざまな手続きや作業が発生します。その中でも、特に大切なのが「電気」と「通信」の２つです。
これらは、オフィス・店舗のインフラで最も重要なものの１つです。初めての場所で利用するには、準備期間と手続きが必要なため、段取りミスがあると移転後すぐに電気と通信を使い始めることができない場合があります。そうなると、業務開始に大幅な支障をきたすことになり、社内・社外に大変な迷惑が掛かってしまう危険性があります。
インフラ手配の失敗は、オフィス移転担当者としては最も避けたい失敗の１つです。今回はこの大切な２つの配線工事について、オフィス・店舗移転時にスムーズに進めるための方法を解説します。
電気と通信には具体的にどんな配線分野がある？
近年、無線技術はとても進歩しました。しかし、現在でも、電気と通信は、速度・安定性・利用機器の対応等を考えますと、オフィス・店舗での利用に関しては原則「有線」がお勧めです。そのため「Ｗｉ-ｆｉ利用をしているから有線は使わない」という会社でも、実際にはWi-fiを利用するためのルーターまでは優先にて配線をしている、など配線作業が必要なケースは多いです。
「有線」とは「ケーブルがある」ということですが、実際にどのようなケーブルが使われているかは現在のオフィス・店舗で確認してみることができます。
一般的に、オフィス・店舗の電気と通信には次の5つの配線分野があります。
・電話工事
・インターネット/LAN工事
・防犯カメラ工事
・スピーカー配線工事
また、新オフィスで新たに使い始めたい配線分野もあるかもしれません。新オフィスで必要な機能を把握し、計画を立て、手配する配線分野を検討してゆきましょう。
事前に手続きが必要な配線分野
５つの配線分野に関して、事前に手続きや手配が必要なものは下記となります。これらはオフィス・店舗移転を行う１～２ヶ月程度前には、手続きを始めたほうが良いでしょう。
１.NTT手配
電話工事とインターネット/LAN工事に関する手続きです。アナログ・ＩＳＤＮなどの電話回線と、ひかり電話・光ファイバーなどのインターネット回線は、ＮＴＴへ連絡して手配してもらうケースが多いです。光ファイバーは、開通までに1ヶ月以上かかるケースもありますので、特に早めに手続きを開始したほうが良いでしょう。
２.機器手配
旧オフィス・店舗の機器だけでは、新オフィス・店舗の利用に不足がある場合は、新たに機器や部材を購入しなければならない場合があります。ビジネス用の機器は、発注してすぐに納品されないものもあるので、早めに見積・発注を行ったほうがよいでしょう。
３.配線工事店手配
オフィス・店舗は数年以上の長期間に渡り使い続けるものです。質の悪い配線方法は、ケーブルを踏んでしまったり、足でひっかけてしまうような配線につながり、ケーブルの断線を引き起こします。ケーブルが切れると業務に大きな支障が出ます。また、見栄えの悪い配線方法は来客に悪い印象を与えます。
配線作業は個人でもできそうですが、質の悪い配線方法になることが多いです。プロの配線工事店に依頼することで、長期間に渡り問題なく使用ができる、見栄えも良い配線を行ってくれるため、依頼を検討したほうが良いでしょう。
いずれの手続き・手配もオフィス・店舗移転が集中する期間は混み合います。無料相談や無料見積ができる会社を見つけ、出来る限り早めに始めると良いでしょう。
オフィス・店舗移転時の配線工事の位置づけ
配線工事は、オフィス・店舗移転時には下記の位置づけで行われることが多いです。
- オフィス・店舗契約が完了し、オフィス・店舗引き渡し日を迎える
- 内装工事を行う
- 配線工事の先行配線を行う（先行配線がある場合）
- 引っ越し作業を行う
- 配線工事の本工事を行う
オフィス・店舗移転では、パーティションを立てるなどの、OAフロアの設置やタイルカーペットの設置などの内装工事を先に行い、配線工事は後で行います。配線工事は、オフィス・店舗の基礎的な設備が整わないと始めることができません。
配線工事は、次の３パターンがあります。
２. 引っ越し作業の後に、配線工事の本工事のみを行う
３. 引っ越し作業の前に、配線工事の本工事を行う
先行配線についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、もしよろしければご覧ください
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オフィス・店舗移転時の配線工事の実際の流れ
まずは、オフィス・店舗移転の計画を立て、その中で配線工事に関連する手続きや準備内容をリストアップしましょう。計画を立てるためには、以下の確認をしましょう。
新オフィス・店舗での業務体制を考える。
その内容を基に、電話回線やインターネット回線の内容や種類を確認（電話は同時に何人が使う？無線LANを使う場所とセキュリティは？）
作成したレイアウトに基づく、電話機やOAタップの位置や数を確認
（受付電話機は必要？電気容量に余裕はある？）
新オフィス・店舗で使う機器を、旧オフィス・店舗から持ってゆくものと新たに購入するものを確認
（耐用年数に近いものは買い替える？新たに必要となる機能は？）
計画を立て、次に、スケジュール調整と見積・発注を行いましょう。
- NTT等の回線会社
- 配線工事会社
- 機器会社
スケジュール調整と見積と発注は、複数社が絡むため順次行ってゆく必要があります。特にスケジュールの枠は、業者側も早く決めてほしいと思っていますので、一旦は仮押さえをしたとしても、早急に決定してゆく必要があるため決裁権を持つ社内の方と密に連携して決めてゆきましょう。
スケジュールが整い、発注まで行った後は、実際の作業です。
- 新オフィス・店舗で必要な機器の受け取り
- 新オフィス・店舗で開通する回線の立ち合い・工事の立ち合い
などを行い、配線工事は完了します。
配線工事の計画・手配をスムーズに行うコツ
オフィス・店舗移転の担当者として忙しい中で、上記をミスなく行うことは大変です。最近では、配線工事専門の手配会社として、これらの手続きもまとめて一括代行してくれる会社もあります。
一括代行会社は、現状を把握し、スケジュール調整もした上で、配線工事会社・機器会社・回線会社との交渉を行ってくれるため、オフィス・店舗移転で忙しい時には役立ちます。これらを無料で行ってくれる会社もあります。
まずは、無料で見積や相談をしてくれる会社を探して、窓口担当者と相談してみるとよいでしょう。
もし、オフィス・店舗移転の担当者自らが計画・手配を行う場合は、下記の順番で進めるとよいでしょう。
２. 配線工事業者の下見手配
３. 不足する機器の調達・見積手配
４. NTTへの手配・ビル管理会社への手配
まとめ
配線工事は、専門的な用語や知識が登場する面もあり、普段から接していない方にはなじみにくい分野でしょう。また、オフィスのインフラ部分であるため、ミスがあると、会社の業務が止まるなどのリスクもあるとても重要な部分です。このブログ内容をうまく活用し、上手に計画を立てて、スムーズにオフィス・店舗移転の配線工事を進められるとよいですね。
